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日常凭证填制的实战技巧

作者:南宁注册公司 发布日期:2017-12-27

在会计日常工作中,很多基础性的工作都涉及到会计凭证,但是对于很多新人来说。无论是什么凭证,都必须在每项业务发生或者完成是取得或制作对应的凭证。

首先我们看业务是实际发生为准的,然后我们需明确经济责任,填写完整的内容;并且填写的数据和文字要求要根据会计的基本要求来填写。

简单来说,就是业务的真实性、合法性、合理性、完成性、规范性等的要求。

那我们日常填凭证有那些坏毛病,填写有那些技巧需要学习的?

一、填制凭证的坏毛病

1.根据单据种类做账。

典型表现:凡是餐饮票都计入业务招待费。做账时应该按业务的性质来确定成本费用的归集科目,而不是根据单据的种类来确定会计科目。如餐饮票可能是业务招待费,也可能是职工福利。

2.不闻不问,埋头做账。

典型表现:拿到原始票据,也不问清票据所代表经济业务事项的来龙去脉就做账。

3.凭证摘要写得太清楚。

典型表现:无税务风险意识,摘要写得清清楚楚,明明白白。

4.凭证摘要写得不清楚。

典型表现:摘要要素不齐、含糊不清,有时连基本的时间、人物、事项都不写。如“报销费用”。

危害:摘要写得不清楚,不利于日后查账,更不利于分析取数。

5.将不同事项登在同一张凭证。

6.按报销单合计金额入帐,不按部门拆分。

7.将多笔金额合并成一笔。

典型表现:将多笔现金或银行存款合并成一笔记账。

8.金额错误时调整分录仅按差额调整。

《会计基础工作规范》第五十一条第五款规定:如果在填制记账凭证时发生错误,应当重新填制。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。

二、凭证填制的实战技巧

1.摘要根据实际情况该详细的详细,该模糊的模糊的。

2.某些凭证应从中间科目过账,以便查账、统计。如现款销售,也从“应收账款”过一下;发放工资或福利,通过“应付职工薪酬”过一下。

3.错误凭证调整或冲销应在原始凭证备注说明。

4.替票问题的处理。

三、填制凭证的误区

1.所有的白条都不能入账。

什么是白条?通常意义上讲,白条就是指在白纸上书写的收支证明(或收发证明)。很多财务人员认为所有的白条是不可以入账的。其实并不是这样,支付对方是个人且不属于应税劳务的支出是可以用白条入账的,而并不需要发票。如:

(1)支付给个人的各种补偿、赔偿费用。如拆迁赔偿、青苗补偿费;但需有相应的赔偿协议等证明文件。

(2)独生子女补助、取暖费补助、防暑降温费等补助。

(3)抚恤金、救济金等福利补助。

(4)丧葬费。

(5)死亡赔偿。

(6)按经济合同规定支付的罚款。

可根据法院判决书或调解书、仲裁机构的裁定书、双方签订的提供应税货物或应税劳务的协议、双方签订的赔偿协议等书面文件,作为记账的依据。

2.收谁的钱挂谁的账(向谁开票)。

正常情况下,是收谁的钱挂谁的账,但也有例外,如委托代收、委托代付的情况,这时就不能收谁的钱挂谁的账。故,填制凭证时一定要问清楚业务事项。

3.收据不能做为记账的凭证。

凡是收据就不能做为记账的凭证?不是。有此观念的朋友是将做账与税前扣除相混淆了,理由如误区1所述,不赘述。

凡是收据都不能税前扣除?非也。部分收据,如政府部门开具的专用票据也是可以税前扣除的,例如: 

(1)由政府各部门开具的收费票据;

(2)由各事业部门开具的收费票据;

(3)捐赠收据;

(4)工会经费收据;

(5)法院的诉讼费、执行费、收款收据;

(6)军队收据。

4.职工借款出差回来报账后单位不开收据。 

职工借款出差,出差回来后,用票据报账,多退少补。不管员工是否交回现金,均应该开给冲账收据。否则,假如财务入账错误或将票据弄丢后,出差员工就有口难辩,无法证明自己借款已冲销。

5.差旅费津贴、误餐补助需要发票。 

此类补贴津贴,不需要发票。但是要注意个税问题。差旅费津贴免征个人所得税,具体标准按照财政部规定执行。而误餐补助要分情况对待:根据财税〔1995〕82号文件规定不征税的误餐补助,是指按财政部门规定,个人因公在城区、郊区工作,不能在工作单位或返回就餐,确实需要在外就餐的,根据实际误餐顿数,按规定的标准领取的误餐费。一些单位以误餐补助名义发给职工的补贴、津贴,应当并入当月工资、薪金所得计征个人所得税。

6.从A公司采购货物、却将货款付给A的老板或员工。 

此种情况除非有A公司的委托收款证明,否则一旦A公司追索货款,将有口难辩,还得再付一次货款。

7.凭证后必须附原始凭证。 

不完全正确。凭证后除结帐和更正错误的记账凭证外必须附原始凭证,有些业务不一定有发票类的原始凭证,还可能是外单位做的分割单。

8.冲销凭证反向蓝字冲销。

做冲销凭证时应该同方向红字冲销,而非反向蓝字。只有同向红字冲销,科目余额表借、贷方向的发生额才会准确地反映真实的数字。

四、填制凭证应具备的素质

1.望闻问切

填制凭证前应先仔细审查原始凭证。审核原始凭证,不是简单的加计金额、看费用是否符合公司的报销制度。而应该象福尔摩斯探案一样对凭证进行审查。这需要我们具备医生“望闻问切”的本领。

2.全局观

要有全局观,费用报销时就要有预算控制的意识。招待费、广告费等还要时刻关注是否超所得税扣除限额。

3.税务筹划理念

税务筹划本应在业务发生前,但做为补救措施,会计凭证的制单人应该是守门员,业务已经发生,在填制凭证时就应督促相关人员采取措施进行补救,至少要从形式上满足国家税收法律法规的规定,减少税收支出、避免税务处罚。

4.后期服务理念

填制凭证一定要有后期服务的理念,方便后期查账。因而一定要核算规范合理、摘要清晰明了,摘要中时间、人物、单位、事项(甚至数量、单据号)一定要齐备,否则后期查账非常麻烦。

5.风险防范意识

填制凭证时一定要有税务风险、法律风险意识。

五、其他规范事项

1.原始凭证丢失的处理方法。

从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开具单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。

2.凭证附件的张数如何计算。

记账凭证附件张数计算的原则是:没有经过汇总的原始凭证,按自然张数计算;经过汇总的原始凭证,每一张汇总单或汇总表算一张,因为原始凭证张数已在汇总单的“所附原始凭证张数”栏内已作了登记。

3.票据审核后的处理。

视情况而定,有退回、报销、作废三种情况。

(1)退回:单据不齐(应附而未)、签字不全,退回报销人补充完善。

(2)报销:完全符合要求则直接报销;如果单据齐全,签字齐备,只是个别票据不能报销,则不能直接涂改报销金额,也不应退回报销人重新填报、重新走签字流程,而应在报销单上写“核报金额XX元”后报销。

(3)作废:如果报销人弄虚作假,经核实后,则直接作废,不予报销。

4.几个单位共担电费和物业代收电费的处理。 

公司与其他企业、个人共用水电的,可凭租赁合同、共用水电各方盖章(或签字)确认的水电分割单、水电部门开具的水电发票的复印件、付款单据等入账。

水电费由物业公司代收且无法单独取得发票的,凭物业公司出具的水电费使用记录证明、水电部门开具的水电发票的复印件、付款单据等入账。

否则,在所得税汇算清缴时,税务不会允许税前扣除。 

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